Kinh nghiệm giúp bạn viết email chuyên nghiệp

Ngay cả những người đi làm từ lâu cũng thường xuyên lơ là và mắc những lỗi viết email cơ bản, tự biến mình thành một người thiếu chuyên nghiệp và mất điểm trong mắt cấp trên cũng như các nhà tuyển dụng.

TÊN EMAIL NGHIÊM TÚC VÀ CHUYÊN NGHIỆP

Email là “cổng vào”  đầu tiên để tiếp cận với người nhận.

Tên email sẻ thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn.

Bạn nên đặt tên email với cấu trúc: tên.họ đệm tên@

VD: tri.cap@gmail.com

TIÊU ĐỀ RỎ RÀNG ĐỀ CẬP VẤN ĐỀ TRỰC TIẾP

Tiêu đề email là yếu tố “quyết định” người nhận sẻ tiếp nhận những thông tin gì trong email của bạn.

Đặt một tiêu đề ngắn gọn, tóm tắt nội dung email: “Thay đổi thời gian họp”, “thông tin báo giá”,…

PHÂN BIỆT CÁC THÀNH PHẦN TRONG MỘT EMAIL

Lưu ý kỹ để tránh vô ý tiết lộ những thông tin nội bộ hoặc gửi thông tin không cần thiết cho người khác.

“To” (Gửi đến): Đích danh người nhận email.

“CC” (Carbon Copy): Gửi cho những người cần nắm nội dung nhưng không trực tiếp xữ lý vấn đề trong email.

“BCC” (Blind Carbon Copy): Địa chỉ người nhận không thể hiện trên email.

“Forward” (Chuyển tiếp): Gửi toàn bộ nội dung email cho một người khác.

“Reply” (Trả lời): Trả lời riêng cho người trực tiếp xử lý vấn đề trong email.

“Reply All” (Trả lời toàn bộ): Gửi nội dung trả lời cho toàn bộ đỉa chỉ “To”, “CC” trừ “BCC”.

NGÔN NGỮ NGHIÊM TÚC VÀ TRÂN TRỌNG

Không cần quá căng thẳng với ngôn từ trong email, nhưng tuyệt đối không sử dụng văn nói, từ long hoặc xưng hô không nghiêm túc.

Những trường hợp trao đổi email với người nhận là người nước ngoài, bạn cũng cần tránh xưng hô bằng tên viết tắt hoặc tên thân mật nếu mới bắt đầu trao đổi hoặc không chắc chắn về việc họ có thích điều này hay không.

MỞ ĐẦU EMAIL VỚI LỜI CHÀO HỎI LỊCH SỰ

Luôn luôn mở đầu email bằng một lời chào.

Điều này thể hiện sự tôn trọng và thái độ nghiêm túc của bạn đối với người nhận và nội dung của email gửi đi.

Tùy vào mức độ thân thiết đối với người nhận có thể sử dụng lối văn cho lời chào này theo cách thân mật hoặc trang trọng.

NỘI DUNG EMAIL

Nội dung email ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề cần nói, không dẫn dắt dài dòng.

Lời văn trong email không cần quá cứng nhắc nhưng cần phải được viết với quy cách chuẩn văn bản.

Tuyệt đối không viết tắt và dung từ long, “teencode”.

TÌM HIỂU VỀ VĂN HÓA CỦA NGƯỜI NHẬN EMAIL

Việc tìm hiểu về văn hóa và “thị hiếu” của nơi nhận email có thể “mở đường” cho bạn lọt vào mắt xanh của nhà tuyển dụng dể hơn.

Các nghiên cứu về hành vi cho rằng nhà tuyển dụng ở những quốc gia ảnh hưởng văn hóa phương đông như Nhật Bản, Ả Rập hoặc Trung Quốc thường muốn tìm hiểu bạn là ai trước khi đi đến hợp tác.

Bạn có thể cân nhắc về việc giới thiệu sơ lược bản thân khi nộp đơn ứng tuyển hoặc bắt đầu thương thảo hợp tác.

Tuy nhiên với các quốc gia phương tây, sự khác biệt về văn hóa khiến họ có xu hướng muốn đi thẳng vào vấn đề cần giải quyết hơn.

ĐỌC LẠI EMAIL TRƯỚC KHI GỬI

Người nhận email chắc chắn không bỏ sót những lỗi nhỏ của bạn trong email.

Điều này tưởng chừng nhỏ nhặt nhưng đủ để những nhà tuyển dụng khó tính đánh giá về thái độ và con người của bạn.

Đừng quá tin vào công nghệ, hãy tự mình đọc lại email vài lần trước khi bấm nút “gửi”.

ĐIỀN ĐỊA CHỈ NGƯỜI NHẬN VÀO SAU CÙNG

Chắc chắn bạn không muốn một ngày đẹp trời mình lại vô tình bấm nút gửi đi khi email vẫn còn dang dở.

Nếu người nhận là người thân hay bạn bè thì không Thành vấn đề. Nhưng nếu là công ty mơ ước mà bạn đang mong đợi ứng tuyển bấy lâu thì việc này sẻ trừ hẳn của bạn “10 điểm thanh lịch”.

Sau khi soản thảo email, đọc lại và chắc chắn thư đã sẵn sang để gửi đi, điền địa chỉ người nhận vào sẻ là bước sau cùng.

KIỂU CHỮ VÀ KÍCH CỠ PHÙ HỢP

Việc trao đổi và tiếp nhận Nhanh thông tin là tiêu chí hàng đầu.

Việc chọn một kiểu font chữ đơn giản, gãy gọn dể đọc là điều cần thiết.

Ví dụ: kiểu chữ Times New Roman, hoặc nếu thích đơn giản bạn có thể chọn kiểu chữ Arial, Calibri hoặc những kiểu chữ mới như Roboto, Nunito… đủ đơn giản nhưng cũng mang “màu sắc” hiện đại.

Cở chữ tùy biến từ 10-12 và màu chữ đen là lựa chọn an toàn nhất.

CẨN THẬN VỚI NHỮNG NỘI DUNG TRONG EMAIL

Cẩn thận trong bảo mật là điều không bao giờ thừa.

Email không hề đảm bảo cho tính riêng tư về những gì bạn viết trong đó, đừng ghi những gì mà bạn không muốn cho mọi người biết.

Vì “sau tất cả”, email luôn có sẳn nút “chuyển tiếp” dể dàng cho người khác đọc những gì có trong emal bạn viết.

SHARE THIS